Jak już się wyczerpią Wasze zasoby najbliższych znajomych i rodzinne warto pomyśleć o naborze do organizacji czy projektu, jaki właśnie zaczynacie.

Ogłoszenie

Dobrze, kiedy ogłoszenie o naborze do projektów studenckich jest nietypowe. Warto pomyśleć o ogłoszeniu jak o oryginalnym CV – ciekawe zaprezentowanie rekrutacji przyciągnie potencjalnych chętnych, tak jak ciekawe CV przyciągnie uwagę pracodawcy. W ogłoszeniu koniecznie wspomnieć trzeba:
– kto zaprasza do współpracy,
– co jest do zrobienia (ogólna idea projektu lub konkretne stanowisko),
– jakie umiejętności są poszukiwane (np. obsługa programów graficznych w przypadku pracy nad grafiką).

Zainteresowanie

W zasadzie część mówiąca o zainteresowaniu projektem/działaniem jest najważniejsza. Kiedyś była fala LipDubów i choć sam nie do końca to czułem to koledzy, którzy podjęli się organizacji takiego wydarzenia zebrali ponad 100 osób do nagrania. Zespół pracował przez kilka dni. Niektórzy tylko stali w tle i machali jakimś kartonem, ale byli zaangażowani w projekt i chcieli go zrealizować. Opowiadanie o działaniach koła czy organizacji jest kluczem do pozyskania ciekawych, proaktywnych członków. Hasła „Tutaj organizacja X – bądź z nami” są zbyt niekonkretne. O wiele lepszym sposobem jest ujęcie w haśle, co wyjątkowego lub ciekawego można robić w ramach organizacji, np. „Zorganizuj największy konkurs na naszej Uczelni razem z organizacją X”. Jeśli na Uczelni odbywają się Targi Organizacji Studenckiej, to warto to wykorzystać. Przykładowo klub turystyczny może rozłożyć na swoim stoisku namioty i opowiadać o wędrówkach na jakie udali się z klubem.

Dystrybucja

Najlepszą okazją do rozpowszechnienia materiałów promocyjnych są Targi Organizacji Studenckiej na Uczelni. Jeśli Targi się nie odbywają, to warto je zainicjować. W przypadku skupienia działalności koła w ramach konkretnego wydziału, można ograniczyć się do Targów obejmujących jeden wydział. Pomocne będą grupy na social mediach – zarówno ogólnouczelniane, jak i wydziałowe. Analogowa forma promocji (np. plakaty w windzie czy ulotki na portierni) często przyciągną uwagę równie skutecznie co wydarzenie na Facebooku. Ponadto zwykła rozmowa ze znajomymi może naprowadzić na odpowiednich ludzi. Jeśli projekt zapowiada się być rozbudowany i trudny, warto zwrócić uwagę na osoby kończące działalność w jednej organizacji czy projekcie – może mają czas na coś nowego i zgodzą się dołączyć do inicjatywy. 

Są chętni i co dalej?

Tu mamy dwa rozwiązania:

1.  Duże spotkanie dla chętnych, na którym opowiemy o tym co dokładnie będziemy robić, kim jesteśmy i kto zostanie ten jest w organizacji
2.  Indywidualne spotkanie rekrutacyjne, na których z każdym osobno porozmawiamy o tym co jest do zrobienia oraz co dana osoba może wnieść do zespołu.

Pierwsze nadaje się w sytuacji, kiedy mamy szeroki front działań i dla niemal każdemu znajdziemy jakieś zadanie. Może to być organizacja festiwalu,  dużego wydarzenia czy zaproszenie do organizacji, w której jest wiele projektów. Te osoby będą mogły angażować się w poszczególne, mniejsze zadania.

Druga metoda przypomina trochę rozmowy o pracę. Nawet jeśli takie rozmowy bywają stresujące, to warto nabierać już doświadczenie na poczet prawdziwych rozmów o pracę. Jeżeli szukamy 5 osób do komitetu organizacyjnego, to może się  zdarzyć, że na jedno stanowisko będzie kilku chętnych. Mimo, że nie potrzebujemy 3 logistyków konferencji. Ta forma rekrutacji jest bardziej czasochłonna, ale pozwala wyłuskać osoby najlepiej dopasowane do zadania.

Ad 1 Plan spotkania z dużym audytorium

1.     Przestawienie się osób z organizacji.
2.     Kilka słów o misji i wizji organizacji.
3.  Zachęcenie  przybyłych do przedstawienia się (imię, kierunek studiów, zainteresowania itp.) – polecam ustalić limit czasowy typu 1 minuta.
4.  Opowiedzenie o zadaniach, jakie są do podziału między nowych członków.

Ad 2 Plan rozmowy rekrutacyjnej

1.  Przedstawienie siebie i swojej roli w procesie rekrutacji,
2.  Opowiedzenie o organizacji i stanowisku, do którego kandydat przystępuje,
3.  Zestaw pytań – warto mieć te same pytania dla każdego, plus  indywidualnie o coś dopytać,
4. Czas na pytania od kandydata – ta część rozmowy pokazuje, jakie są oczekiwania i potrzeby kandydata.
5.   Ustalenie terminu, do którego powiadomi się kandydata o przebiegu rekrutacji.

Jeżeli mamy dość czasu i możliwość to rozmowę można rozszerzyć o zadania praktyczne, rozwiązanie jakiegoś problemu – sprawdzić kandydata w działaniu.

Częstą praktyką w komisjach rekrutacyjnych jest wywoływanie stresu u kandydata. Niespodziewane pytania (często po angielsku) i szybkie odpowiedzi dają komisji obraz reakcji kandydata w niekontrolowanych sytuacjach. Ta technika przeprowadzania rozmów rekrutacyjnych pozwala na wybór kandydatów odpornych na stres – jest to bardzo ważna cecha podczas np. zawodów naukowych, gdzie sędziowie wywołują na uczestnikach presję.

W każdym wariancie warto mieć cykl zadań dla nowo przyjętych oraz pakiet dokumentów do przeczytania, żeby  nowe osoby poznały się z założeniami organizacji.

Jeśli spodziewamy się naprawdę dużej liczby cennych kandydatów możemy też wprowadzić pierwszą część elektroniczną – czyli formularz online, w którym ktoś nie tylko uzupełnia dane kontaktowe, ale też opisuje powody, dla których chce się zaangażować.

Po zwerbowaniu zespołu należy o niego dbać, o czym można przeczytać w artykule Budowanie zespołu wolontariuszy.