Realizacja projektu

Organizacja projektów – jak dobrze zacząć?

Z jednej strony każdy projekt ma swoją specyfikę i okoliczności, w jakich powstaje, a z drugiej strony, przy większości można poczynić pewne przemyślenia i przygotowania, żeby zwiększyć szansę na jego powodzenie. Każdy projekt ma inne okoliczności powstania i specyfikę zapotrzebowania, czy przydatności. Należy przemyśleć strategię niezbędnych przygotowań, które powinny zapewnić sukces i powodzenie w realizacji projektu.

Zanim zaczniemy coś robić, warto pomyśleć, dlaczego mamy to robić.

Dopiero drugim i trzecim pytaniem będą: co? i jak? W tym miejscu polecam ten film z TEDxPuget Sound Simon Sinek: Jak wielcy ludzie inspirują do działania

Idąc tym tropem, proponuję aby zespół przeanalizował odpowiedzi na 5 kolejnych pytań, co pomoże stworzyć zarys nowego projektu:

Kto? Dla Kogo? Z kim? (ang. Who? For whom? With whom?)

Istotne jest określenie podstawowych działań związanych z powstawaniem projektu (spontanicznych, zorganizowanych, instytucjonalnych):

– Określenie wymiaru społecznego,

– Określenie wymiaru ekonomicznego,

– Określenie wymiaru kulturowego,

– Określenie wymiaru edukacyjnego,

– Określenie wpływu projektu na ww. wymiary.

Co? (ang. What?)

Określenie podstawowych działań związanych z projektem (spontanicznych, organizowanych, instytucjonalnych):

– Określenie wymiaru społecznego,

– Określenie wymiaru ekonomicznego,

– Określenie wymiaru kulturowego,

– Określenie wymiaru edukacyjnego,

– Określenie wpływu projektu na te wymiary.

Kiedy? (ang. When?)

Określenie przedziałów czasowych:

– Określenie czasu trwania projektu,

– Określenie wyników, na jakich koncentruje się projekt w wyznaczonym czasie,

– Określenie relacji w czasie pomiędzy elementami projektu.

Gdzie? (ang. Where?)

Określenie miejsca projektu:

– Określenie lokalizacji terytorialnej i społecznej projektu,

– Określenie założeń logistycznych projektu.

Dlaczego? (ang. Why?)

Określenie głównych celów projektu:

– Określenie potrzeb i pragnień zaspokajanych przez projekt,

– Określenie motywacji i zainteresowania uczestników,

– Określenie relacji między celami uczestników a celami instytucjonalnymi.

Jak? (ang. How?)

Określenie możliwości realizacji projektu:

– Określenie możliwości zastosowania technik, instrumentów i narzędzi,

– Określenie wkładu teorii w realizowany projekt,

– Określenie doświadczenia uczestników,

– Określenie doświadczenia podmiotów inspirujących,

– Określenie możliwości finansowania projektu,

– Określenie ewentualnych źródeł wsparcia projektu,

– Określenie jak projekt został zrealizowany.

Metod diagnozowania projektów i zadań jest wiele, m.in. metoda SMART, burza mózgów czy mapa myśli, polecam zastosowanie takiej, która Wam najbardziej odpowiada.

Zespół

Wszystkie duże projekty czy sukcesy są wynikiem pracy wielu osób. Szerzej j na ten temat piszę w Komitet organizacyjny – jakie stanowiska są potrzebne. Zwracam uwagę, że powyższe pytania czy metody najpierw powinien przemyśleć sam inicjator działania, a następnie jeszcze raz do nich usiąść wspólnie z zespołem, który będzie realizował te działania. Może się okazać (i tak jest zazwyczaj), że projekt zostanie rozbudowany o kolejne ciekawe elementy, ale mogą też pojawić się rozbieżności pomiędzy Wami. Możliwe, że już wtedy pojawi się potrzeba zmian w zespole.

Harmonogram

Po wygenerowaniu maksimum pomysłów podczas burzy mózgów czy utworzeniu mapy myśli, należy zaplanować działania zespołu w taki sposób, aby odpowiedzieć na setki dobrych i trudnych pytań. Są dwa cele tworzenia harmonogramu:

Ustalenie ram czasowych, od kiedy do kiedy działania mają być realizowane i jak możemy zareagować, jeśli nie ma ich na czas.
Ustalamy osobę odpowiedzialną za podjęcie działań w danym zakresie.

Harmonogram można zapisać w zwykłej tabeli w excelu, można skorzystać z platformy wspomagającej typu Nozbi albo stworzyć wykres Gantta, który jest powszechnym narzędziem do zarządzania projektami. Wykres ten pozwala zaobserwować zależności między poszczególnymi zadaniami. Na przykład, nie wydrukujemy planu konferencji dopóki nie potwierdzimy liczby prelegentów i numerów sal.

Wykres Ganta: https://www.youtube.com/watch?v=7qSPc5H7q0E

Kolejnym etapem w realizacji projektu jest poszukiwanie informacji i sposobu na organizację zarządzania kapitałem ludzkim, przewidywaniami i oceną czy uczestnicy projektu osiągnęli założone cele. Zapewne w przyszłości opiszę je swoimi słowami:

– Zarządzanie ludźmi,

– Zarządzanie ryzykiem,

– Dokumentacja,

– Ewaluacja.