„Bez mojego zespołu bym tego nie osiągnął” – słyszeliście to kiedyś?

Duże projekty to zawsze praca zespołowa. Nawet najbardziej zaangażowana osoba, działająca na 110% zrobi tylko 110%, tyle ile da radę w 24h z krótką przerwą na sen. Więcej i lepiej można zrobić, działając w kilkuosobowym zespole. Grupa pozwala podzielić się zadaniami tak, żeby wszystko było dopilnowane. Wspólnie łatwiej reagować na zaistniałe sytuacje (zwane problemami, czy wyzwaniami). Jeżeli to nadal nie przekonuje Cię do powołania zespołu przygotowującego projekt, podam przykład z książki “Biznes po prostu” autorstwa: Leszka Czarneckiego (2011, StudioEMKA s.83):

Jedna osoba, robić coś w 100% dobrze może wykonać 100%. Angażując 5 osób, z których każda wykona 50% daje nam 5*50%=250%. A co jeżeli każda z tych osób będzie dobra na 80%?

Poniżej przedstawiam obszary, którymi powinno się zająć, pracując nad projektem. Oczywiście, zawsze trzeba dopasować stanowiska (funkcje) do wcześniej określonej grupy zadań oraz osób, które są w zespole. Przedstawiony podział nie jest sztywny i należy go modyfikować i dopasowywać do konkretnych projektów.

Koordynator

Osoba mająca w głowie wizję całego projektu, zaglądająca do działań członków zespołu. Monitorująca, rozliczająca i reagująca na pojawiające się sprawy. Najlepiej, żeby główny koordynator nie był odpowiedzialny za inną kluczową część projektu, a jedynie pomagał tam, gdzie jest potrzebny oraz skupił się na doglądaniu całości.

Finansista / Skarbnik

Osoba odpowiedzialna za wydatkowanie środków, monitorowanie budżetu, pilnowanie formalności (opisu faktur itd.). Osoba, która na pytanie, czy nas na coś jeszcze stać nie będzie w ciemno mówiła, że nie, tylko będzie miała pojęcie na temat tego, na czym udało się zaoszczędzić (rzadkość), a na co już wydaliśmy więcej środków niż zaplanowaliśmy.

Fundraiser zwany też osobą ds. kontaktów

Projekty mogą być różnie finansowane: w 100% opłacone przez Uczelnię albo z wpłat uczestników, ale też mogą być potrzebni sponsorzy lub darczyńcy. Osoba odpowiedzialna za te ostatnie działania, powinna się tylko na nich skupić poprzez budowanie relacji i możliwe częste prezentowanie projektu w różnych miejscach. Więcej o pozyskiwaniu środków spoza uczelni napisałem w Fundraising w projektach studenckich https://studentpro.pl/fundraising-w-projektach-studenckich/

Jeżeli pieniądze pochodzą z jednej instytucji i zaspokajają wszystkie koszty, w zupełności wystarczy osoba odpowiedzialna za finanse.

Osoba od komunikacji i promocji

Nie wiem, czy jest jakiś projekt, który nie potrzebuje chociażby odrobiny rozgłosu. Nawet badania naukowe realizowane w ramach pracy koła naukowego, warto podsumować i pochwalić się wynikami szerszej publice w mediach społecznościowych. Dlatego promocja to nie tylko posty na Facebooku, a osoba, która powinna przemyśleć strategię komunikacji, sporządzić harmonogram działań promocyjnych i wybrać kanały przekazywania informacji. Oprócz wspomnianego już Facebooka, istnieją również inne media społecznościowe, media tradycyjne czy portale. Materiały promocyjne również wymagają przemyślanego stworzenia –  grafiki, plakaty, a może filmik? Często okazuje się, że jedna osoba to za mało i potrzebny jest wydzielony zespół, w którym oprócz osoby odpowiedzialnej za tworzenie tekstów, warto zaangażować np. grafika, który tworzy zespół wspierający organizatorów. 

Logistyk

Ktoś te stoły musi nosić! Daleki jestem od podejścia, że logistyk pracuje tylko podczas finału projektu. Żeby wszystko się udało, to należy wiele spraw przewidzieć, przemyśleć i przygotować przed godziną zero. Jak wszystko i wszystkich dowieść, a na koniec rozwieść, kontakt z transportem czy też przewidzenie, że na sali szkoleniowej nie będzie markerów lub zapewnienie odpowiednie liczby rzutników (najlepiej o jeden więcej niż potrzeba). 

Co jeszcze potrzeba?

Każdy projekt ma swoją specyfikę i czasem trzeba zaangażować więcej osób. Robiąc konferencję niezbędna będzie osoba ds. kontaktu z uczestnikami, choć można to powierzyć osobie odpowiedzialnej za promocję. Robiąc koncerty, potrzebna będzie wydzielona osoba do zespołów czy bezpieczeństwa na terenie wydarzenia.

Mam nadzieje, że moje podsumowanie, które chciałbym, żeby było uzupełnieniem tego, co można znaleźć w sieci, będzie dla kogoś pomocne. Ponieważ wiem, że nie jest to proste zadanie, polecam się do kontaktu, jeżeli przed kimś zostanie postawione takie zadanie.