Budżet odwzorowuje koncepcję projektu. Większość działań ma swoje odzwierciedlenie w kosztach. Planowanie projektu należy rozpocząć od ustalenia i opisania jego założeń oraz ułożenia harmonogramu działań, jakie chcemy zrealizować. Na ich podstawie możemy tworzyć budżet. 

Warto założyć, że całkowite koszty realizacji projektu mogą być wyższe od założeń, natomiast wpływy z pozyskanych środków zazwyczaj są niższe od zaplanowanych.

Założenia budżetu

Planując budżet, należy pamiętać o:

• planie minimum: wydatki, które są absolutnie niezbędne do realizacji zaplanowanych działań,
• planie optimum: to, co chcielibyśmy mieć
• planie maksimum: pomysły, na co wydać środki, gdyby nastąpił ich nagły przypływ na chwilę przed projektem.

Brak środków na realizację planu minimum oznacza zatrzymanie prac nad przedsięwzięciem. Przykładowo, jeśli brakuje środków na wynajęcie sali, w której ma się odbyć spotkanie, nie można zrealizować kolejnych punktów harmonogramu działań.

Wydatki w budżecie można podzielić na 2 rodzaje (szczególnie w wydarzeniach uwzględniających uczestników):

• wydatki stałe – niezależne od ilości uczestników (np. wynajem sali, nagłośnienie, konferansjer, itp.),
• wydatki zależne – zależne od ilości uczestników lub osób zaangażowanych w organizację wydarzenia (np. poczęstunek, materiały dla uczestników, noclegi).

Na wydatki stałe,  najpewniejszym źródłem finansowania będą dotacje od sponsora, z uczelni oraz granty. Natomiast pochodne udziału zawrzeć w opłacie za udział — oczywiście występują one, jeśli organizujemy konferencję, wyjazd, spotkanie. W niektórych projektach, takich jak wysłanie rakiety na Marsa, liczba osób zaangażowanych jest znana od początku przygotowań, więc można koszty z nimi związane uwzględnić w wydatkach stałych.

W planie maksimum mogą pojawić się dodatkowe wydatki, które podniosą wartość projektu lub atrakcyjność wydarzenia, ale zostaną zrealizowane tylko, gdy liczba uczestników osiągnie jakiś pułap lub w projekt zaangażuje się sponsor. Warto jest mieć gotowe do zrealizowania pomysły, żeby w każdej chwili wiedzieć, gdzie coś zamówić i ile będzie to kosztować.

Realizacja projektów studenckich, często z małym budżetem, uczy zaradności i kreatywności. Wiele działań  realizują członkowie organizacji — wolontariusze — co pozwala organizatorom obniżyć koszty, a zaangażowanym osobom zdobyć doświadczenie.

Jeżeli w pracy zawodowej będziecie mieli komfort zlecenia niektórych zadań podwykonawcom, to będzie Wam dzięki temu łatwiej z nimi rozmawiać, czy weryfikować ich plany na realizację powierzonego zadania. Jeśli jednak traficie do małej lub młodej firmy, może jakiegoś startupu, to wiele spraw trzeba będzie załatwiać dokładnie tak jak w organizacji studenckiej: nisko kosztowo i kreatywnie, ale skutecznie.

Układając budżet w tabeli (koniecznie w Excelu, a jeszcze lepiej w arkuszu online, nigdy w Wordzie), warto zaznaczać istotność poszczególnych pozycji. W tym celu zachęcam do sięgnięcia do metody MoSCoW, która pomoże w ocenie każdego zadania w projekcie:

• musi być (must have)
• powinien być (should have)
• dobrze żeby były (could have)
• mogłyby być (would like)

Więcej o metodzie: https://mfiles.pl/pl/index.php/Technika_MoSCoW

O czym nie zapomnieć w budżecie:

Żeby nie zapomnieć o istotnych wydatkach, poniżej przedstawiam kategorie wydatków, które warto przeanalizować, tworząc budżet:

• koszty administracyjne,
• wolontariusze (zwrot poniesionych kosztów, poczęstunek, wyposażenie),
• promocja wydarzenia (żeby było dla kogo robić),
• materiały dla uczestników/gadżety,
• miejsce i sprawy techniczne,
• goście, prelegenci (czasem ktoś do nas przyjedzie w zamian za pokrycie kosztów dojazdu i noclegu – tylko gościa np. z zagranicy należy zakwaterować w odpowiednim hotelu, więc kosztuje nieco więcej niż 3-osobowy pokój w akademiku dla uczestników),
• podwykonawcy (to, czym charakteryzuje się projekt i trzeba poprosić kogoś o pomoc),
• nieplanowane wydatki.

Gdzie oszczędzać środki?

Po ustaleniu naszego wymarzonego budżetu i uwzględnieniu wszystkiego, co nam przyjdzie do głowy, mając jednocześnie świadomość, że pojawią się koszty, o których jeszcze nie wiemy, należy poszukać oszczędności. Warto zastanowić się, czy to, co planujemy, jest z pewnością potrzebne, do realizacji głównego celu naszego działania.

Pomysły gdzie oszczędzić:

• Mniej drukowania – przy okazji zdrowiej dla planety. Czy na pewno wszystko trzeba wydrukować? A może wystarczy PDF rozesłany do uczestników, aplikacja w telefonie lub dobrze zaprojektowana strona www?
• Zniżki na zakupy w zamian za promocję. Odradzam, żeby prosić firmy, które produkuje gadżety o barter, bo oni muszą na czymś zarabiać, a studenci nie są ich klientami. Jednak jeżeli korzystamy z usług kogoś, dla kogo nasza grupa docelowa jest atrakcyjna, możemy poprosić o zniżkę w zamian za promocję. Na przykład lokalny punkt ksero, w zamian za reklamę wśród studentów danej uczelni, może być zainteresowany współpracą.
• Recykling – sprawdź, czego używaliście przy innych projektach, co jest już w zasobach Waszej organizacji. Czasem trzeba zapytać kogoś z dłuższym stażem lub byłych działaczy. 
• Użyczenie – jak Twoja organizacja czegoś nie ma, to warto zapytać w innych organizacjach na uczelni. Przykładem może być namiot czy laminarka – coś, co ktoś już kupił i może Wam pożyczyć.
• Wypożyczanie – czasem zakup czegoś na jeden projekt jest za drogie, ale są firmy, które mogą to za przyzwoitą stawkę wypożyczyć. Przykład – wieszaki na otrzęsiny, jeżeli akurat uczelnia nie dysponuje własnymi. 
• Utrzymywanie stałej współpracy z jedną firmą – przy kolejnym projekcie będzie łatwiej, o ile wcześniejsza współpraca przebiegała bez problemów. 
• Nie ilość, a jakość – sprawdzić w co warto zainwestować, aby było wykorzystane przy kolejnych projektach, o ile macie magazyn: jeżeli robimy cykliczne wydarzenie to duże materiały promocyjne warto kupić bez daty.
• Dobrze przemyślane zakupy, mamy tendencję do kupowania „na zapas”.
• Potrzebujecie zdjęć i filmu? Szukajcie jednej firmy robiącej obie rzeczy – może wyjść taniej niż angażowanie dwóch osób albo próbujcie zaangażować kogoś, kto dopiero się uczy i zbiera materiały do portfolio.
• Dowiedz się, co organizowane jest w miejscu wydarzenia przed Waszym i po Waszym – może macie wspólne elementy.