Myślicie, że zaangażowanie wolontariuszy jest trudniejsze niż zatrudnianie pracowników? Nic bardziej mylnego! Jeżeli nauczysz się gromadzić wokół siebie ludzi, którzy będą bez wynagrodzenia pieniężnego wspólnie pracować nad projektem, to z pewnością będziesz w przyszłości dobrze koordynować działania zespołu w pracy.

Dlaczego?

Pieniądze są motywatorem do pracy, ale do pewnego momentu. Kiedy pracownik zarabia wystarczająco dobrze, że ma zaspokojone podstawowe potrzeby i może sobie pozwolić na dodatkowe wydatki. Dodatkowo ma świadomość, że w każdej chwili może zmienić pracę bez uszczerbku dla swojego budżetu. Wtedy pieniądze przestają być głównym czynnikiem motywującym. Atmosfera, poczucie realizacji zawodowej, relacja z szefem, perspektywa awansu czy rozwoju stają się wówczas kluczowe do budowania i zarządzania zespołem.

Pracując z wolontariuszami, należy zwrócić szczególną uwagę na aspekty związane z zaangażowaniem oraz relacjami w zespole.

Na początku możesz oczywiście angażować swoich znajomych, jednak przy podejmowaniu się koordynacji większych projektów czy prowadzenia organizacji, polecam przeprowadzenie rekrutacji, możesz o tym przeczytać w artykule: Rekrutacja do kół naukowych i organizacji studenckich.

Jasne zadeklarowanie się do zespołu. W formalnych organizacjach takich jak Fundacje i Stowarzyszenia podpisuje się porozumienie wolontariacie zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. 2003 Nr 96 poz. 873 dnia 24 kwietnia 2003 r. Art.44 ust 4). W działalności studenckiej uważam, że nie ma potrzeby aż tak sformalizować takiej współpracy, ale warto na jakimś spotkaniu lub w e-mailu poprosić o deklaracje.

Zanim ochotnik zadeklaruje się, należy mu zarysować zakres działań, jakie będzie podejmować zespół i jakie zdania są do zrobienia. Albo, innymi słowy, co chcemy osiągnąć. Przy dużych projektach takie jak Juwenalia możemy komuś zaproponować konkretne stanowisko np. koordynatora ds. artystów, czyli kontakt z kapelami i ogarnięcie później ich riderów technicznych z firmą nagłośnieniową. W takim projekcie też jest stanowisko wolontariusza ds. wszelakich, czyli informujemy osobę, że będzie potrzeba w określonym czasie do opisanych jej orientacyjnie zajęć, ale tak naprawdę będzie do dyspozycji koordynatorów i jak przyjdzie co do czego, dowie się, co ma robić. W tym drugim przypadku ważne jest uzmysłowienie świadomości, tego co robimy i jak później będzie potrzebna noszenia stołów, to dobrze, żeby każdy członek zespołu wiedział, po co to robi.

Szczerze zachęcam do dawania ludziom bardziej odpowiedzialnych zadań niż noszenie stołów. Wiadomo, jak trzeba je przenieść, to trzeba, ale nie polecam robienia zespołów jedynie do tego zadania, ponieważ kiedy członkowie grupy nie będą wiedzieć sensu swojej działalności, to zrezygnują.

Bardzo ważnym elementem zespołów opartych na wolontariacie jest atmosfera czy też relacja między osobami zaangażowanymi. Dlatego nie można oszczędzać czasu na spotkania nieformalne. Liderzy, którzy tylko wymagają i uciszają ludzi, szybko zostaną sami, ponieważ studenci, angażując się w aktywność, nie tylko chcą zrealizować wielkie działo, ale też poznać nowe osoby czy pobawić się z tymi, które już znają. Warto wprowadzić system spotkań dotyczących projektu, na których zachowujemy skupienie i powagę, a jednocześnie wiedzieć, że po takim spotkaniu idziemy na piwo i tam możemy porozmawiać luźno o projekcie czy też o innych sprawach. Często się zdarza, że w trakcie tych luźniejszych rozmów, powstają pomysły czy rozwiązania, które znacznie usprawniają nasz projekt.

Zgodnie z modelem Tuckmana kształtowanie się grupy przechodzi przez 4 fazy:

Więcej: https://mfiles.pl/pl/index.php/Etapy_tworzenia_zespo%C5%82u

Przy wolontariacie koniecznie należy pamiętać o jeszcze jednej fazie, która powinna być równoległa do wszystkich – żartowanie (ang. joking) – chodzi o to, aby cały czas prowokować pozytywną atmosferę między członkami zespołu.

Kontrakt!

W zespołach, które mają ze sobą dużo pracować warto zastanowić się nad podpisaniem kontraktu. Polega on na wspólnym wypracowaniu i spisaniu zasad, do których się wspólnie stosujemy.

Przykładowe punkty z kontraktu:

• Punktualność (albo przyzwolenie na 5 min opóźnienia)
• Odbieranie telefonów od członków zespołu, a jeżeli nie jest to możliwe to oddzwanianie (żeby nie trzeba było co chwilę próbować)
• Na spotkaniach roboczych nie odbieramy telefonów i nie klikamy SMSów (albo w ogóle nie pracujemy na komputerach, chyba że tylko notatnik, czy dokument do pracy, a media społecznościowe wyłączone)

Chodzi o zadbanie o higienę pracy i relacji. Kontrakt można modyfikować i poszerzać o sprawy, jakie pojawią się w trakcie wspólnej pracy. Co do spóźnień – dobrym pomysłem jest wprowadzenie sankcji w postaci przeniesienia czegoś słodkiego do jedzenia dla wszystkich.

Taki dokument warto odnotować na flipchartcie i poprosić wszystkich o podpis. Jeżeli macie swoje miejsce spotkań, może on zawisnąć na ścianie.

Deadline

Najlepiej na wczoraj, ale na kiedy dasz radę?

Dobrą metodą zarządzania ludźmi jest zapytanie się ich, na kiedy są w stanie coś zrobić. Jeżeli ten termin mieści się w deadline koordynatora, to należy poprosić jedynie o jego utrzymanie. Jeżeli jest on zbyt odległy, należy poprosić o większe zaangażowanie w tym zadaniu i przedstawić termin krótszy. Nie zawsze jest czas na taką zabawę, ale jak pojawiają się nowe zadania, kiedy zespół już pracuje nad tymi wcześniej powierzonymi, należy się zastanowić czy dacie radę podjąć się kolejnych zadań.

Na początku pracy warto opracować wspólnie harmonogram pracy. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu poznają zarówno najbliższe zdania, jak ich koncepcję do realizacji następnych oraz całokształt planu działań.

Podziękowania!

Ustawa o wolontariacie mówi, że korzystający ma obowiązek wystawić zaświadczenie o tym, że ktoś był wolontariuszem. Natomiast sprawa podziękowań czy listów polecających jest już dobrą wolą. Ja to tłumaczę tak, że jeśli ktoś poświęcił czas na wolontariat to papier (zaświadczenie) się należy. Natomiast dopiero jak ktoś się postarał i zaangażował, to tworzymy dyplom z podziękowaniem. Uważam, że nie podziękowanie komuś za zaangażowanie, choćby najmniejsze, to jakaś skrajność. Chyba że ktoś w połowie projektu nas opuści. Cała reszta powinna dostać podziękowanie i o to, aby odpowiedni dyplom przygotować oraz odpowiednio go ręczyć musi zadbać lider. Warto zrobić jakieś spotkanie po projekcie, na którym można podsumować działania, wręczyć podziękowania i na koniec napić się czegoś dobrego (czy czasem zjeść – zależy, jaki jest budżet). Jeżeli macie okazję podziękować na większym forum to warto (zakończenie koncertów, konferencji, prezentacja wyników koła za ostatni rok przed dziekanem i studentami). Zgodnie z zasadą, że chwalimy na forum, a uwagi przekazujemy na osobności.

Kto stawia?

Pojawiają się w tym artykule co chwilę zadania dla lidera, które wymagają wydania pieniędzy. Odpowiedź na pierwsze pytanie znów brzmi „to zależy”, czyli w zależności od tego, co robicie, musicie dopasować zasady, jakie będą u Was działać. Choć nie jest to ujęte w szczegółowych przepisach, mam autorską zasadę, że jeżeli wolontariusz poświęca na działanie więcej niż 4-5h jednego dnia to należy mu się poczęstunek. Jeżeli Wasz projekt ma budżet, nie zapomnijcie ująć tam kosztów wolontariatu rozumianych, jako właśnie zakupienie poczęstunku i napojów. Formalnie wolontariusz powinien dostać refundację poniesionych kosztów (oczywiście uprzednio konsultowanych), ale teoretycznie, jak ktoś w ramach działań weźmie taxi, żeby coś przywieść, pojedzie gdzieś pociągiem, powinien dostać zwrot kosztów. W praktyce – jak robicie coś dużego, możecie sobie na to pozwolić. Niestety większość projektów korzysta nie tylko z czasu, jaki poświęcają nam ochotnicy, ale też z ich zasobów – jak ktoś ma auto, to pojedzie po zakupy czy coś przewiezie. Pamiętam czasy, kiedy szefowie dużych organizacji typu Samorząd, NZS prześcigali się, ile wydają na telefon. Przed czasami abonamentów z nielimitowanymi rozmowami to były kwoty rzędu kilkuset złotych.

Wiele spraw można też zrobić bezgotówkowo. Jak macie projekt mały w gronie kilku osób, podziękowanie można zrobić w PDFie i po spotkaniu wysłać każdemu na e-maila, żeby wiedział, że lider poświecił czas, aby mu podziękować. Niektóre projekty mogą pozyskać okoliczne lokale gastronomiczne w celu dostarczania jedzenia na spotkania wolontariuszy.